Кроме того, что своим сотрудникам надо платить, за них ещё следует отчитываться. Для неопытных в этом деле ИП мы составили памятку, которая поможет вам не потеряться в сроках и штрафах, а также объяснит, почему за бумажный отчёт вас могут наказать.

 

Когда и куда?

Итак, трудовой или гражданско-правовой договор заключен, а работник нанят. Если это ваш первый нанятый сотрудник, вам необходимо зарегистрироваться в «Фонде социального страхования».

Когда: в течение 30 дней после принятия первого работника.

Штрафы за нарушение сроков: 5000 рублей, если зарегистрировали позже 30 дней с момента принятия сотрудника (ст. 26.28, 125 ФЗ),
10000 рублей, если позднее 90 дней (ст 25.28, 125 ФЗ).

Для регистрации вам понадобятся:

1.       заявление,

2.       копия вашего паспорта,

3.       трудовые книжки работников,

4.       гражданско-правовые договоры с работниками, если в них предусмотрены взносы на травматизм.

Ну а теперь самое интересное: отчёты за сотрудников в госорганы. Чтобы избежать штрафов и пеней, вам нужно сдавать четыре отчёта в «Федеральную налоговую службу», два в «Пенсионный фонд России» и один в «Фонд социального страхования».

 

Отчёты в налоговую

 

1.    Среднесписочная численность работников

Отчёт покажет, сколько человек работало у вас за год в среднем. Если по результату отчёта оказывается, что у вас работало неполное число сотрудников, например, 2,5, число нужно округлить. Получается — 3 человека.

Когда: раз в год до 20 января года, следующего за отчетным.

Штраф за нарушение сроков: 200 рублей (ст.126 НК РФ).

Если работников меньше 100 человек, сдавать нужно бумажный отчет, если больше — электронный.

 

2.    2-НДФЛ

Отчёт показывает сумму дохода работников за год и удержанный с этого дохода налог НДФЛ. Отчёт делается на каждого сотрудника вашего предприятия.

Когда: раз в год до 1 апреля года, следующего за отчётным.

Штрафы: 200 рублей за каждого работника (ст. 126 НК РФ).

Если сдаёте отчёт с неверными сведениями — 500 рублей. (ст. 126.1 НК РФ).

Если на предприятии сотрудников меньше 25, отчёт можно сдавать в бумажном виде, если более 25 — только в электронном.

 

3.    6-НДФЛ

То же самое, что 2-НДФЛ, только не по каждому работнику отдельно, а по всем сразу.

Когда: ежеквартально до последнего числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Штрафы и наказания: 1000 рублей за каждый месяц просрочки. (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Если опоздали больше чем на 10 дней, ваш банковский счёт могут заблокировать.

Если у вас меньше 25 работников, отчёт можно сдавать в бумажном виде, если больше 25 — только электронный.

 

4.    Расчёт страховых взносов

Расчёт покажет сумму взносов, начисленную из расчёта доходов, которые получили работники.

Когда: ежеквартально до 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Штраф: 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. (п.1, ст.119 НК РФ).

Если на предприятии сотрудников меньше 25, отчет можно сдавать в бумажном виде, если более 25 — только электронный.

 

Отчёты в «Пенсионный фонд России»

 

1.       Отчёт СЗВ-м — сведения о застрахованных лицах

Этот отчёт помогает пенсионному фонду находить работающих пенсионеров, которым не положена индексация пенсии.

Когда: каждый месяц до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Штраф за нарушение сроков: 500 рублей за каждого застрахованного работника. (ст. 17.25 ФЗ).

Если число ваших работников меньше 25, отчет можно сдавать в бумажном виде, если больше 25 — только в электронном.

Штраф за нарушение правил отчётности: 1000 рублей (ч. 4 ст. 17, 27 ФЗ).

 

2.       СЗВ-стаж — данные о стаже сотрудников

Из отчёта фонд получает информацию о стаже и периодах работы сотрудников, и о начисленных и удержанных страховых взносах за эти периоды.

Когда: раз в год до 1 марта года, следующего за отчётным.

Штраф за нарушение сроков: 500 рублей за каждого застрахованного работника. (ст. 17.25 ФЗ).

Если на предприятии сотрудников меньше 25, отчет можно сдавать в бумажном виде, если больше 25 — только электронный.

Штраф за нарушение правил отчётности: 1000 рублей (ч. 4 ст. 17.27 ФЗ).

 

Отчёты в «Фонд социального страхования»

 

1.       4-ФСС

В отчёте должны быть указаны взносы по сотрудникам на травматизм и профессиональные заболевания. Его сдают все, даже если нет наёмных работников. В таком случае результаты отчётов будут нулевые.

Когда: каждый квартал.

Бумажный отчёт — до 20 числа месяца, следующего за отчётным кварталом,

электронный — до 25.

Штраф за нарушение сроков: 5% от суммы начисленных выплат за предыдущие 3 месяца, но не более 30% и не менее 1000 рублей. (п.1 ст. 26.30, 125 ФЗ).

Если на предприятии сотрудников менее 25, отчет можно сдавать в бумажном виде, если более 25 — только электронный.

Штраф за нарушение правил отчётности: 200 рублей (п. 2 ст. 26.30 125 ФЗ).

 

Разобраться в этом несложно, но лучше наймите бухгалтера, который будет отчитываться за ваших сотрудников и за себя в том числе. И помните, что штрафы за несоблюдение правил и сроков отчётности платить придется, все-таки, индивидуальному предпринимателю.